e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-Arşiv hizmeti veren özel entegratörler, düzenledikleri elektronik belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan standartlara uygun e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv kılavuzunda açıklanan yöntem veya yöntemlerle Başkanlık sistemine aktarmak zorundadır.
e-Arşiv uygulamasından faydalanan mükellefler, oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.
Elektronik belge ve raporların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde muhafaza edilmesi zorunlu olup, mükellefler yurt dışında ikincil bir arşivleme de yapabileceklerdir.
İzin alan mükellefler, ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza ederler. Ancak istenmesi halinde Başkanlıktan saklama izni almış kuruluşlarda da muhafaza ödevi yerine getirilebilir.
e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri adlarına düzenlenen faturaları kâğıt ortamda almak ve saklamak zorundadır.
e-Arşiv mükellefi olan firmaların her ayın 15.gününe kadar bir önceki ayın raporunu göndermeleri gerekir. ( Örn: Ocak Ayı raporu Şubat Ayının 15.gününe kadar)
